Personvernerklæring

Her forklarer vi hvilke personopplysninger vi behandler når du besøker flowsystems.no, kontakter oss eller registrerer bedriften din for Flow, og hva Flow gjør med e-post fra Google-kontoer som kobles til Flow.

Behandlingsansvarlig

FoxTech AS, org.nr. 938 340 102, Kobbervikdalen 66, 3036 Drammen, er behandlingsansvarlig for opplysningene på denne siden. Kontakt oss på post@flowsystems.no.

For dataene en kunde legger inn i Flow, er kunden behandlingsansvarlig og FoxTech databehandler. Det reguleres i databehandleravtalen med hver kunde.

Hva vi samler inn, og hvorfor

• Kontaktskjemaet: navn, bedrift, e-post, telefon og meldingen din. Vi bruker dem for å svare deg og følge opp henvendelsen. Grunnlaget er vår berettigede interesse i å svare på henvendelser, eller tiltak før en avtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f og b).
• Registrering: bedriftens navn, org.nr. og adresse, navnet, e-posten og telefonnummeret til kontaktpersonen, ønsket adresse i Flow og betalingsmåte. Vi bruker dem for å inngå og oppfylle avtalen, sette opp Flow og fakturere (artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Fakturaer og betalinger oppbevarer vi etter bokføringsloven (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).
• Kortbetaling: håndteres av Stripe. Vi ser aldri kortnummeret ditt, bare om betalingen gikk gjennom.
• Oppslag i Brønnøysundregistrene: når du søker etter bedriften på registreringssiden, henter nettleseren din opplysningene rett fra data.brreg.no. Brønnøysundregistrene ser da IP-adressen din.
• Vern mot misbruk: for å begrense antall innsendinger lagrer vi en enveis-hash av IP-adressen din i inntil 24 timer. Selve IP-adressen lagrer vi ikke. Webhotellet vårt kan logge IP-adresser i en kort periode for drift og sikkerhet.

Informasjonskapsler

Vi bruker bare informasjonskapsler som er nødvendige for at siden skal virke: én som beskytter skjemaene mot misbruk (flowsid, slettes når du lukker nettleseren), og én som husker innloggingen for de som har tilgang til forhåndsvisning eller administrasjon. Vi bruker ingen analyse- eller markedsføringskapsler, og derfor ber vi ikke om samtykke.

Hvem vi deler opplysningene med

• Gigahost AS (Norge) drifter nettsiden og serverne til Flow.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) behandler kortbetalinger.
• Cloudflare lagrer kryptert sikkerhetskopi av Flow i EU.

Henvendelser og registreringer lagres også i vårt eget kundesystem, som er Flow. Vi selger aldri personopplysninger.

Google-kontoer i Flow

Når en kunde kobler en Google-konto (Gmail) til Flow, gir brukeren Flow tilgang til e-posten i kontoen. Flow leser, lagrer og sender e-post bare for funksjonene brukeren bruker i Flow: for å vise e-posten i Flow, koble den til riktig kunde og sende e-post på brukerens vegne.

• Kunden er behandlingsansvarlig for e-posten, og FoxTech er databehandler etter databehandleravtalen med kunden.
• E-posten lagres i Flow hos underleverandørene i lista over.
• Vi selger ikke opplysningene, bruker dem ikke til reklame og bruker dem ikke til å trene AI-modeller.
• Ingen hos FoxTech leser e-posten, med mindre kunden har gitt oss tilgang for å få hjelp, det trengs for å rette en sikkerhetsfeil eller stoppe misbruk, eller loven krever det.
• Brukeren kan når som helst koble Google-kontoen fra Flow, eller fjerne Flows tilgang i Google-kontoen sin på myaccount.google.com/permissions. Brukeren kan også be oss slette e-posten Flow har hentet, ved å skrive til post@flowsystems.no.

Flow’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Hvor lenge vi lagrer

Henvendelser lagrer vi så lenge vi trenger dem for å følge opp, og senest to år etter siste kontakt hvis det ikke blir et kundeforhold. Opplysninger om kunder lagrer vi så lenge avtalen varer. Regnskapsopplysninger oppbevarer vi i fem år etter bokføringsloven.

Rettighetene dine

Du kan be om innsyn i, retting av og sletting av opplysningene om deg, be om at behandlingen begrenses, protestere mot den og få utlevert opplysningene dine. Skriv til post@flowsystems.no. Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

Endringer

Endrer vi denne erklæringen, publiserer vi den nye versjonen her.